De mest attraktiva arbetsgivarna gör oftast exit-intervjuer med anställda som ska lämna arbetsplatsen. Syftet är främst att få feedback på vad organisationen kan göra bättre och förstå varför medarbetare slutar. Idag är det en vedertagen metod och trend. Samtidigt finns motstånd från de som anser att det är mer tidskrävande än det ger nytta. Hur ska du göra för att få ut maximal effekt från exit-intervjuer?
Två misstag du ska undvika med exit-intervjuer
Enligt artikeln ”Making Exit-interviews count” (HBR, april 2016) beskrivs två vanliga misstag. Det första är att chefen till den som slutar är personen som gör exit-intervjun. Medarbetaren som lämnar arbetsplatsen vill ha sin chef som referens inför framtiden, inte berätta hur dåligt ledarskap hen har haft de senaste 10 åren. Utvärderingen blir väldigt partisk och lösningen är att en annan person, i bästa fallet en HR-person, gör exit-intervjun. Det andra viktiga misstaget att undvika är att olika personer gör exit-intervjuer på olika sätt och att organisationen inte jobbar konsistent med samma frågor och arbetssätt. Det gör att den data som samlas in inte går att jämföra och då blir det svårare att dra slutsatser – grattis, då har tiden gått till spillo i onödan.
Grundläggande tips för att lyckas – få med cheferna!
HR-avdelningen är inte de enda som ska förstå vikten av exit-intervjuer. De är heller inte de enda som ska hålla på informationen om vad som kommit fram. Cheferna måste blandas in, förstå värdet av slutsatserna som kan dras och hur det gör organisationen mer eller mindre effektiv på sikt. Varför måste cheferna vara med på tåget? Jo, för oftast är det inte pensionerna, lönerna eller arbetsmiljön som är problemet idag – problemet är ledarskapet! Vem utövar ledarskapet? Jo – cheferna!
HR behöver därför jobba aktivt med att uppmuntra gott ledarskap och chefernas vilja till att lära sig mer inom området. Exit-intervjuerna blir ett sätt att anonymt berätta vad chefer gör bra och mindre bra i företaget så att ni på HR kan hjälpa dem att fortsätta utvecklas. Ämnen som ofta kommer på fråga under exit-intervjuer handlar om chefens uppmuntran, vägledning, stöd till medarbetaren, trygghet som ges och byggandet av teamet.
Sammanfattningsvis måste oftast cheferna förbättras för att de anställda ska vilja stanna, och då är det grundläggande att de måste vara delaktiga i och villiga att ta del av feedbacken från exit-intervjuerna!
Okey… men hur får jag cheferna med på banan?
Ibland är det svårt att lyckas. Hur ska du berätta för en chef som har fått väldigt mycket kritik att både vilja höra det och sen också förändra sig? Inte lätt, eller hur?
HR måste från första början, innan exit-intervjuer sker, se till att cheferna är med på fördelarna som exit-intervjuerna kommer ge. Nämligen att talangerna kommer behållas och alla chefer kommer utvecklas som individer genom att fortsätta göra det som görs bra och förbättra det som görs mindre bra. Annars blir de ovilliga att senare ta emot kritik och lyssna på vad ”någon på HR anser hur jag ska göra mitt jobb”.
I många organisationer kan inte cheferna ge framgångsexempel på vad exit-intervjuerna faktiskt har givit för nytta till organisationen. Har du frågat några av cheferna i din organisation? Får du inget svar har ni inte nått hela vägen fram. Du på HR måste berätta vad ni kunnat skapa med hjälp av exit-intervjuerna! Är ledarskapsprogramet som startades för fem år sedan ett resultat av exit-intervjuerna? Har de nya karriärvägarna som ni skapat fått färre medarbetare att sluta varje år, hur många? Se till att förbättringar sker och förmedla det!
Andra framgångsexempel på vad exit-intervjuer givit
Några framgångsexempel från andra organisationer är att de befordrar bättre ledare än tidigare. Innan blev experter ofta chefer istället för att naturliga ledare fick chefspositionerna. Det ledde till att många inom organisationen kontinuerligt slutade på grund av att cheferna inte alls hjälpte sitt team att utvecklas. Något som nu har förändrats och gör att fler medarbetare stannar.
Egna erfarenheter
Jag har personlig erfarenhet av att ha utvecklats av exit-intervjuer. I min iver att jobba helhjärtat inpå kvällarna kunde jag under vissa perioder ofta skicka meddelanden till medarbetarna efter (normal) arbetstid. När jag fick feedback på detta utifrån exit-intervjuer insåg jag hur jobbig jag måste ha varit och hur påfrestande det måste ha känts. Tack vare tillräckligt god självinsikt och en vilja att förbättras kunde jag förändra mig. I detta framgångsexempel blev medarbetarna mindre stressade och jag blev en bättre ledare.
Lycka till med dina exit-intervjuer, men glöm inte att få med cheferna!
