Känns det ibland som att resurserna inte räcker till på HR? Att du får mycket på ditt bord gällande uppsägningar, personalsamtal, karriärsamtal, organisationsförändringar och fler rekryteringsuppdrag? Idag är livet hårt för många inom HR eftersom budgeten inte nödvändigtvis utökas när uppgifterna blir fler.
Vi fick äran att träffa Mari Friberg och Hampus Collén från Consultatum som bland annat jobbar med att utbilda HR-chefer och har ett väl utarbetat HR-chefsprogram. Syftet är bland annat att hjälpa HR-chefer hantera budgetfrågorna och därmed ledningsgruppen. Kraven och arbetsuppgifterna blir fler och fler på personalavdelningen samtidigt som resurserna inte blir fler. Varför prioriteras inte detta och hur ska personalchefen få gehör i ledningsgruppen för när mer pengar och resurser behövs?
Ledningsgruppen förstår resultatinriktade tid- och kostnadsbudgetar från HR
Som HR-ansvarig vet du att resultatinriktade tids- och kostnadskalkyler är relativt nytt i HR-världen. Faktum är att det först blev populärt för några år sedan. Det är nu som personalavdelningarna börjar mäta resultaten utifrån olika insatser som utvecklingssamtal och andra ”mjuka” värden. I samband med att HR blir mer resultatinriktade ökar också chanserna för att få mer gehör i ledningsgruppen. Budgetkalkylen och resultaten är ”språket som ledningsgruppen förstår”. Detta medför att det blir enklare att motivera ökade anslag eller påvisa att vissa arbetsuppgifter inte annars kan utföras.
Hampus Collén berättar att det handlar om ett strategiskt och långsiktigt arbete med att sätta upp kalkyler på ett strategiskt och smart sätt. Det måste också kunna följas upp i efterhand. Det kan handla om hur lång tid exempelvis en rekryteringsprocess tar utifrån annonsering, ansökningar, urvalsprocess, intervjuer och referenstagning. Dessa aktiviteter kan sedan slås ut på timmar av vad en anställd rekryterare eller annan HR-person kostar per timme. Genom att på detta sätt fortsätta rada upp arbetsområden som employer branding, lönehantering, personalsamtal, medarbetarundersökningar, arbetsrätt och organisationsutveckling blir det klarare vad HR som funktion i realiteten kan leverera till organisationen under ett år, givet de begränsade resurserna. Detta kan då formuleras och förmedlas i klartext till ledningsgruppen som får en inblick i hur situationen ser ut. Hampus berättar att dessa kalkyler kan bli komplexa när det ska räknas in. Just därför har Consultatum tips och mallar på bra kalkyler som kan användas.
Kom ihåg att budgeten är en uppskattning och riktlinje, inte en lag. Med de få åren som budgetkalkylerna har på nacken i HR-branschen är det fortfarande vanligt att HR-personal tolkar budgeten som just en lag. Det är snarare något som kan behöva förändras och förhandlas om under året. Plötsliga förändringar som exempelvis uppsägningar måste kunna behandlas flexibelt. Lycka till!
