Att tillämpa ett agilt arbetssätt har blivit ett nytt buzz-word. ”Det är klart vi jobbar agilt och anpassar oss efter marknaden” brukar det låta. Men enligt Harvard Business Reviews artikel “Embracing agile” (HBR, May 2016) visar det sig att organisationsstrukturen är uppbyggd på traditionella managementmetoder och strukturer även hos många företag som kallar sig för agila. Enligt artikeln beror det på att många ledare och chefer inte har förstått agila metoder på riktigt. Nedan reder vi ut vad det egentligen innebär och riktar in oss på ett av de olika agila arbetssätten, nämligen Scrum.
Scrum som agil variant
Agila metoder handlar om att komma ifrån kontrollstyrningen och hierarkin inom organisationen för att låta medarbetare jobba mer flexibelt för att kunna svara mot de snabba förändringar som idag sker inom många branscher. Per definition passar därför inte agila metoder i alla miljöer. Här är två vanliga agila modeller:
Scrum – ”Empathizes creative and adaptive teamwork in solving complex problems.”
LEAN – ”Focuses on the continual elimination of waste.”
Scrum är en agil modell som hanterar komplexa problem genom att en ansvarig chef väljs ut för att hitta ett tvärfunktionellt team med olika yrkesområden inom organisationen, tre till nio personer, för att lösa projektet. Styrkan är att prioriterade problem och innovationer inom organisationer kan få nödvändiga resurser från olika yrkesområden och avdelningar där de bäst lämpade personerna tillsammans utvärderar, löser och fullföljer projektet. En i gruppen blir utsedd till teamledare och ansvarar för att noga se över att rätt saker prioriteras och att diskussioner inom gruppen sker icke-hierarkiskt mellan individerna som annars kan arbeta på helt olika nivåer. Delprojekten är oftast i max en månad och teamet bestämmer själva tidsspannet. Varje delprojekt ska helst gå att testas av en eller flera kunder för att få en kontinuerlig feedback på vilka förändringar som behöver göras och omprioriteras. På så vis säkerställs att man kan svara på marknadens efterfrågan. En konkret och viktig innebörd är alltså att man lyssnar kontinuerligt på marknaden och inte på managementavdelningens kravspecifikationer – teamet jobbar självständigt med att omprioritera och skapa rätt produkt.
Men Scrum kan inte fungera i min organisation…
Det är sant att Scrum eller andra agila metoder inte passar för alla organisationer eller avdelningar. Ett konkret exempel är säljavdelningen inom företaget. Där sker autonoma processer med upprepade samtal med kunder eller svara på inkommande samtal. Det är en välbeprövad och effektiv metod för att kommunicera med kunden och så länge de kan nås på telefon eller e-mail kommer inte den variabeln förändras avsevärt. Då passar troligtvis en traditionell managementstrategi bättre som hanterar en mer oföränderlig marknad.
Scrum används väl bara för IT-projekt?
Scrum startade inom IT-branschen eftersom nya system och produkter behöver anpassas mycket precis som kundens behov. Men modellen har kommit att tillämpas inom flera områden så som Agil HR och Agil Marknadsföring. Oavsett vilket buzz-words som används är det ett bevis på att flexibla arbetssätt implementeras inom olika områden. För att det ska kunna användas väl krävs att ledare och chefer känner till grunden till vad Agilt faktiskt är så att det kan användas på ett sätt som fungerar, eller inte användas.
Detta ska du ta med dig
Agila metoder används i miljöer där marknaden förändras snabbt och där produktuten under utvecklingsfasen behöver förändras. För att det ska fungera effektivt måste också ledningen våga släppa taget om teamet för att de själva ska kunna planera och med marknaden avgöra vad som ska prioriteras. För detta krävs också att kunder finns tillgängliga och är villiga att vara med på resan för att detta ska fungera.
Lycka till!
